定時で帰るために工夫していたこと

「あー、早く帰りたい。」

働いている人なら誰しも、一度は思ったことがあるのではないだろうか。私はほぼ毎日思っている気がする。できることなら早く帰って、家でゆっくりご飯を食べながら好きなドラマやDVDを見たり、家族と会話したり、読書や勉強ができた方がいい。

入局してから4年間、部署異動もあったが、一貫して入試広報系の業務に携わってきた。大学の中では比較的残業が多くなる業務の1つである。

1〜3年目までのころは残業時間が平均1.5〜2時間/日、遅い時は毎日4時間以上残業をしていた時期もあった。しかし、昨年度は自分の仕事の仕方を見直し、残業時間を平均30分/日に抑えることができた。判断のスピードを早めたり、無駄を削ぎ落としたり、意識して取り組んでいたことを書いてみたいと思う。

①メールの処理を溜めない

これは堀江貴文氏の『多動力』に書いてあった仕事術。実践してみたところ確かに仕事にかける時間を減らすことができた。

メールの返信やメールできた依頼事項の処理は、どうしても面倒くさくて後回しにしがちである。しかし、後回しにすると「メールの内容理解」「処理方法の検討」に関して無駄な時間が発生する。メール内容を確認してすぐに処理をすれば一度で仕事が済むものを、後日やろうと放置しておくと、メール内容の再確認の時間が必要になってしまうのだ。この再確認の時間を無くすことで、仕事の無駄を削ることができるし、メールに関するタスクが溜まっている状態を回避できるので精神衛生上も良い効果を生んだ。

私は毎朝、出勤したらメール処理をする時間を30分〜1時間設け、開封次第返信をしたり、担当者に転送したり、依頼内容の期限を確認していつまでに仕上げるか計画を立てて仕事の週間・月間スケジュールに組み込む作業を行っていた。

また、メールソフトのメール受信通知機能を常にオンにしておき、メールが来たらすぐわかるようにして、急な業務の対応をしている場合でない限り、すぐに処理するようにしていた。

②メールの返信を簡潔にする

メールの文面はなるべく簡潔にすることを心がけた。

メールは相手に不快感や冷たさを感じさせないよう、どうしても色々と文章をつけたくなってしまう。しかし、広報では1日に何十通も関係企業、教職員とやり取りをする必要が出てくる。メールの文章を必要以上に丁寧に書いていると、あっという間に日が暮れてしまう。そのため、メールの文章は関係企業、教職員に対しては簡潔に、初めてやり取りをする方には丁寧に文章を書くようメリハリをつけていた。

簡潔にメールを済ませる関係企業、教職員に対しては対面コミュニケーションの機会を設けられるので、対面時にメールのフォロー（御礼を手厚くしたり、説明不足がないか確認したりした）を入れるようにしていた。

③よく使う文言は「辞書登録」を活用する

メールや資料作成時、よく使う文言があると思う。よく使う文言はいちいちキーボードで手打ちをしていると面倒なので、PCの「辞書登録」機能を活用し、ある言葉を打って変換すれば必要な文言が出てくるように設定をしていた。例えば、下記のような感じである。

（例）

「ひた」と打って変換　→　日頃より大変お世話になっております。

「ま」と打って変換　→　誠にありがとうございます。

「どよ」と打って変換　→　どうぞよろしくお願いいたします。

辞書登録では、文言と読み方を登録すると上記のように変換時に変換候補として出てくるようになる。文章を打つ手間がかなり省け、時短になるので辞書登録機能の活用はオススメだ。

④タスクはメモ帳で管理する

タスクの管理は色々試行錯誤を重ねた。ノートに雑記も兼ねて記したり、Webのスケジューラーで管理したり、Trelloというタスク管理ツールを使ってみたり…。しかし、最終的には非常にアナログだけれど、メモ帳にタスクのタイトルを書き出して優先順位や締め切りを記入、終わったものは線を引いて終了したことがわかるようにし、全部のタスクが終了したページは切り取って捨ててしまうという形に落ち着いた。

この形だと今タスクをどれだけ抱えているのかがパッとわかりやすい。タスク数、タスクを記入したメモ帳の枚数で今仕事がたまっているのか、比較的余裕があるのかが分かる。タスクが多ければ上司に仕事の進め方を相談して、その仕事が炎上する前に他の人に手伝ってもらったり、締め切りを延ばしてもらったりすることもできる。

全タスクに線を引いた（全タスクが終了した）メモ帳を捨てる時は達成感を感じることもできるので、メンタルにも良い効果がある。タスク管理がうまくいかずに悩んでいる人は、一度メモ帳に記すことも試してみてはいかがだろうか。

⑤頼まれたものは、すぐに取り掛かる

上司や先輩、他部署の人から仕事を頼まれた時、今取り掛かっているものをとりあえず中断し、すぐに依頼事項に取り掛かるようにした。これも①のメールを溜めないのと同じ理屈で、「何を」「どうするのか」という相手のオーダーを鮮明に覚えているうちに、依頼された仕事の大枠を整えるように意識した。大枠さえ整ってしまえば、細部は後でやっても何とかなることが多い。

例えば、資料を作る仕事であれば、「何を」「どこまで」「どんな形式で」載せるのかを依頼相手にすぐに確認し、資料の項目や記載する文言を整えてしまう。資料作成日の記入や資料のレイアウト、誤字脱字の確認など、細かいことは後日でも良い。

他部署の人と連携してやらねばならないことであれば、すぐに担当者に依頼メールを打ってしまう。期日に余裕を持って依頼できるので、他部署の担当者にとっても、私自身にとってもゆとりを持って取り組むことができて良い。

どうしても自分の立てた仕事の計画を優先しがちだが、「〇〇が終わってから」と後回しにするより、鉄は熱いうちに打った方が仕事のスピードは圧倒的に早くなる。急な依頼対応を優先しても、意外と自分の抱えているルーティン業務や季節業務は溜まらないので、「鉄は熱いうちに打つ」を癖にすると良いと思う。

⑥仕事のゴールを確認して、「やらないこと」を意識する

仕事は丁寧にやりだすときりがない。120点を取りに行くのではなく、80点で過不足ない結果を残すように仕事に対する意識を変えた。

今取り組んでいる仕事がどうなったら成功なのかを確認、イメージして、そのために必要なことだけをピックアップしてやるようにする。必要ないものは切り捨てる。場合によっては切り捨てる際に上司の確認が必要なこともあるかもしれないが、自分ルールでやっていたことや前任者のやり方を踏襲していたものなど、改善できるところも意外とある。

「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」ではなくて、「やらない」を意識するようにすると、今の仕事の改善点をより見つけやすくなると思う。

以上が昨年度、仕事を効率的にこなすために意識して取り組んでいたことだ。

早く帰ることは悪いことではない。早く帰って好きなことをした方が良い。その方が人生が豊かになると思う。

ということで、今日のブログはここまで。