調整するときに気をつけていたこと

大学職員の仕事で多いのが、利害関係者に話を通し、調整するということだと思う。結構骨の折れる仕事だったりする。

私も職員歴丸5年だったけど、過去何度も調整の仕事を経験してきた。

何かやりたいことがあるときに、利害関係者にある程度納得してもらうのは重要なことだ。後から結構発言権のある人から文句が出て、これまでの取り組みが全て白紙になることもあるのだから、やってきたことを無駄にしないためにも抜かりなく調整しておきたい。

調整はこちらの主張を述べるだけでできることではない。調整するときに気をつけていたことを、ちょっとまとめてみたいと思う。

①自分の上司を味方につける

これはほんと大事で、上司には今自分のやっていることがなんなのか、どこに向かいたいのか、なぜ調整しようとしているのかをきちんと報告して理解してもらっておいた方がいい。なにか調整時にトラブルがあったとしても、助けてもらえる確率が高くなる。

②相手の性格を知り、必要な対策を立てる

これも結構大事。相手がどんな人なのか、仕事をする上で何を重んじているのか、誰と仲がいいのかはなんとなく把握しておいた方がいいと思う。要はやりたいことができるようになればいいので、相手がきちんとした手順を踏んで調整するのを好む人ならそのようにすればいい。逆に仲のいい人から言うことでうまく進むなら、部署内で相手と一番仲がいいと思われる人に調整を頼むのも手。

また、資料がきちんと作り込まれてないといけないのか、口頭でもいけるのか。資料をどんなふうに作り込むと見てもらえるのか、など相手の特徴に合わせて交渉の素材を揃える。

③相手の話をちゃんと聞く

当たり前だけど、相手の話を何度でも何分でもちゃんと聞くこと。意外とこれも大事。相手が不安に思っていること、疑問に思っていること、不満は全部聞き出してその上でこちらの考えを聞いてもらう方が話がうまく進むことが多い。まあでも、多方面に調整をせねばならない仕事に携わっている場合、調整のその場限りのコミュニケーションだとすごく労力を取られるので、日頃から多方面とコミュニケーションをとるようにしていた方が調整は素早くできるかもしれない。

転職してから調整することは全然ないけれど、調整の仕事って本当に労力とストレスがかかる。特に板挟みになった時のストレスは半端じゃないので、調整の仕事をするときは自分なりのストレス解消法を見つけておくことも必須。

逆に若いうちから調整がうまくできたら、大学職員としてはかなり仕事ができる部類に入ると思う。１つの目安として、調整をうまくやるということも目標にしてもいいのかもしれない。